Hotelübernachtungen, Konferenzgebühren, Transport, Ausrüstung, Mahlzeiten. Die Beträge sind in der Regel substanziell. Die Arbeit wird selten gemacht.
Keines dieser Unternehmen hält sich für «gross genug» für eine MWST-Rückerstattung. Alle haben sie, alle sind berechtigt zurückzufordern, die meisten tun es nie. Drei beispielhafte Fälle aus der Bandbreite, die wir sehen.
Zwei Gründe. Die Fristen sind absolut — typischerweise der 30. Juni des dem Aufwand folgenden Jahres — und sie verstreichen leise. Die Dokumentationsanforderungen sind streng — die Rechnungen müssen die MWST separat ausweisen und den Firmennamen tragen, was die meisten Reisebuchungen standardmässig nicht tun. Wenn die Finanzabteilung es merkt, ist das Fenster geschlossen.
Hotels, Konferenzgebühren, Transport, Verpflegung im Ausland — beste Schätzung. Nur Ausgaben ausserhalb Ihres Sitzlandes berücksichtigen.
* Auch andere Jurisdiktionen können in bestimmten Fällen rückforderbar sein. Fragen Sie uns zu Ihrer Situation.
Senden Sie die ausländischen Geschäftsausgaben, die Sie überprüfen lassen möchten — Belege, Rechnungen, Spesenabrechnungen, in jedem Format. Wir liefern einen schriftlichen Bericht zurück: was im aktuellen Zustand rückforderbar ist, was mit neu ausgestellten Belegen rückforderbar wird, und was ausserhalb der Regeln liegt.
Die Analyse ist kostenlos und unverbindlich. Wir antworten innert fünf Arbeitstagen.
Unterlagen zur Prüfung sendenDie meiste ausländische MWST-Rückerstattung ist in Treuhandfirmen vergraben, verfügbar nur für Mandanten mit vollem Mandat. Swiss Ledger betreibt die Rückerstattung seit Jahren für eigene Mandanten.
BUSINESS TRAVEL VAT hebt diese Arbeit heraus und bietet sie eigenständig an — für jedes Unternehmen, das zur Rückforderung berechtigt ist, ohne weiteres Mandat.
swissledgergroup.ch →Sie senden die Ausgaben — auf dem Weg, der für Sie am besten passt.
Wir prüfen die Anspruchsberechtigung, ermitteln die anwendbaren Jurisdiktionen, erstellen einen schriftlichen Bericht über das, was rückforderbar ist und unter welchen Bedingungen.
Wenn Sie sich entscheiden fortzufahren, bereiten wir die Rückerstattungsanträge vor, reichen sie ein, verfolgen sie bis zur Auszahlung und überweisen Ihnen die zurückerstatteten Beträge.
Sie zahlen nur bei Erfolg — 33 bis 35 Prozent des zurückerstatteten Betrags. Keine Rückerstattung, kein Honorar.
Keine Rückerstattung, kein Honorar.
Schweizer Unternehmen, die MWST in der Europäischen Union, im EWR, im Vereinigten Königreich und in den Vereinigten Arabischen Emiraten zurückfordern.
Ausländische Unternehmen, die Schweizer MWST zurückfordern — einschliesslich, aber nicht beschränkt auf Unternehmen mit Sitz in der EU, im Vereinigten Königreich und in den VAE.
Kombinationen zwischen Drittländern, wo die Gegenseitigkeitsregeln dies erlauben. Ein britisches Unternehmen, das MWST in den VAE zurückfordert, ein deutsches Unternehmen, das norwegische MWST zurückfordert, und dergleichen.
Jeder Fall hängt von den spezifischen Regeln zwischen den beiden Jurisdiktionen ab. Die kostenlose Analyse stellt fest, welche gelten.
Dokumentation, welche die empfangende Behörde zufriedenstellt. Die Rechnung muss die MWST separat ausweisen, das Unternehmen korrekt benennen, den Lieferanten mit seiner MWST-Nummer identifizieren und innerhalb der Rückerstattungsperiode liegen.
Die meisten Unternehmen fordern nicht zurück, weil ihre Reisebelege diesem Standard nicht entsprechen. Hotels drucken generische Quittungen, Konferenzveranstalter senden Bestätigungen statt Rechnungen, Online-Buchungen zeigen Gesamtbeträge ohne ausgewiesene MWST.
Wo das passiert, kann die Dokumentation in der Regel neu ausgestellt werden — und wo sie neu ausgestellt werden kann, übernehmen wir die Arbeit, sie zu beschaffen. Kontaktaufnahme mit Hotels, Konferenzveranstaltern, Lieferanten und Buchungsplattformen in der Sprache des Landes, Anfrage neu ausgestellter oder korrigierter Rechnungen, Nachfassen bis zur Antwort.
Sobald ein Fall eingereicht ist, sehen Sie genau, wo er steht — eingereicht, in Prüfung, genehmigt, bezahlt. Jeder zurückerstattete Betrag, jede Jurisdiktion, jeder Status, in einer Ansicht.
| Fall | Jurisdiktion | Betrag | Status |
|---|---|---|---|
| Q1 2026 — München, Berlin | Deutschland | CHF 8'420 | Bezahlt |
| Q1 2026 — London, Edinburgh | Vereinigtes Königreich | CHF 4'180 | Genehmigt |
| Q1 2026 — Dubai | VAE | CHF 2'640 | Eingereicht |
| Q4 2025 — Mailand, Rom | Italien | CHF 6'120 | Bezahlt |
| Q1 2026 — Genf, Zürich | Schweiz | CHF 12'840 | Genehmigt |
| Q4 2025 — Paris, Lyon | Frankreich | CHF 3'960 | In Prüfung |